Tài liệu là những sản phẩm vật chất rất dễ bị xâm hại và hư hỏng cho dù chúng có được cấu thành từ bất cứ chất liệu gì đi nữa thì các yếu tố khách quan như Ánh sáng, tia cực tím, nhiệt độ và độ ẩm, sự xâm nhập của côn trùng, nấm mốc, thảm hoạ tự nhiên, các tác nhân hoá học đều có thể gây ra gây hư hại đến tài liệu. Bên cạnh đó, các yếu tố chủ quan như việc sử dụng tài liệu chưa đúng cách, di chuyển kho tàng, bảo quản tài liệu không hợp lí thì cũng đều ảnh hưởng và làm hư hại tài liệu.
Một ví dụ gần đây nhất: Theo khảo sát của nhiều chuyên gia Pháp, đã có một số lượng lớn các ấn phẩm cổ bị hư hại trong các kho sách, thư viện của ba nước Đông Dương. Họ đã nhận định: “Điều kiện khí hậu và tình trạng bảo quản bấp bênh có thể khiến chúng tan thành bụi trong thời gian ngắn. Nếu điều đó xảy ra, nó sẽ xóa sạch cả một mảng ký ức về Việt Nam, Lào và Campuchia cũng như một nhân chứng không thể thay thế được của lịch sử nước Pháp trong một giai đoạn lịch sử cùng chia sẻ với ba nước Đông Dương...”[1]
Đó cũng là một sự cảnh báo trực tiếp đối với các cơ quan lưu trữ và cho công tác bảo tồn tài liệu. Tuy nhiên, không phải cho đến hôm nay công tác bảo quản tài liệu mới được nhìn nhận với một vai trò và ý nghĩa vô cùng quan trọng. Bảo quản tài liệu đã được nhận định là vấn đề sống còn của mỗi thư viện.
Một vài nét khái quát công tác bảo quản tài liệu đã và đang được tiến hành tại nước ta
Hiện nay chúng ta đã có những văn bản pháp qui trong công tác bảo quản tài liệu như Công văn số 111 ngày 04/04/1995 Cục lưu trữ nhà nước. Các văn bản pháp qui trong công tác bảo quản được phát triển và đưa ra chủ yếu áp dụng cho các cơ quan lưu trữ nhà nước. Tuy nhiên, công tác bảo quản tài liệu được cũng vẫn được quan tâm và triển khai rộng khắp, đặc biệt là ở các tỉnh và thành phố lớn trong cả nước. Nội dung của công tác bảo quản tài liệu hiện nay tập trung vào các công tác trọng tâm bao gồm xây dựng kho lưu trữ, trang thiết bị bảo quản, tổ chức tài liệu và các biện pháp kĩ thuật bảo quản. Vì vậy tại các thư viện, các đơn vị đã đưa ra những phương pháp bảo quản tài liệu riêng biệt tùy theo ngân sách và đặc điểm riêng về tài liệu của đơn vị: Tại Viện Nghiên cứu Hán Nôm, Viện đã chọn giải pháp là tiến hành sao chụp, nhân bản các bản sách hán nôm thành ba bản để phục vụ độc giả, bản gốc thì đưa vào kho lưu giữ theo chế độ bảo tàng, bồi vá, tu bổ, phục chế các bản sách nguyên gốc bị rách bị hư hỏng, làm hộp bảo quản sách[2]; Tại thư viện Tổng hợp thành phố Hồ chí Minh, thư viện đã hoàn thành dự án Rèm chống nắng cho tài liệu (tháng 10/2006) và thực hiện rất nhiều các dự án về bảo quản tài liệu[3], ...
Nguyên nhân gây hư hại, mục tiêu và hành động bảo quản tài liệu thực tế
1. Nhận biết sự hư hại tài liệu một cách trực quan
Việc nhận biết những mối nguy hiểm đối với tài liệu đôi khi rất dễ dàng, bằng trực quan, giác quan... mà từ đó đã có thể bảo vệ tài liệu nguyên vẹn tới 100%.
Có rất nhiều dấu hiệu để nhận biết tài liệu bị hư hại như là với tài liệu giấy thì bị nhạt màu, đổi màu, gấp nếp, rách, thủng lỗ và mất mát, giòn, mốc; tài liệu băng đĩa thì bị gãy, nát, xước...
Sự xuống cấp và hư hại tài liệu có thể được chia ra làm hai nhóm nguyên nhân chính – sự phân chia này dựa theo những đặc trưng căn bản của quá trình sử dụng và bảo quản tài liệu bao gồm:
- Bảo quản và xử lý bảo quản thực tế tài liệu chưa tốt
- Phương pháp lưu trữ và trưng bày, sử dụng chưa thích hợp
Trong hai nhóm nguyên nhân này, nhóm nguyên nhân thứ nhất mang tính chất khách quan hơn, việc phòng trách cũng khó khăn và bị động hơn. Đó là những nguyên nhân hoàn toàn khách quan từ điều kiện khí hậu, môi trường bảo quản tài liệu gây ra những hư hại cho tài liệu như chúng ta đã đề cập: điều kiện tự nhiên, ánh sáng môi trường, côn trùng, nấm mốc, chất hóa học... Để giảm thiếu những tác nhân gây hư hại này phải có những yêu cầu đặc biệt về trang thiết bị, cơ sở hạ tầng. Tuy nhiên về cơ sở vật chất cũng như những trang thiết bị để phục chế tài liệu hiện nay tại các cơ quan thư viện vẫn còn rất thiếu thốn, lạc hậu không thể khắc phục một cách triệt để nhanh chóng được. Chúng ta cũng đã hạn chế được phần nào các tác nhân này trong điều kiện tốt nhất có thể và cũng phần nào thực hiện công tác phục chế tài liệu ở những kĩ thuật phổ thông nhất như đóng lại sách hay sao chụp tài liệu tăng bản tài liệu. Với những kĩ thuật bảo quản và phục chế tài liệu hiện đại hơn thì chưa phải địa phương nào cũng thực hiện được.
Nhóm nguyên nhân thứ hai ngược lại mang nhiều yếu tố chủ chủ quan hơn và liên quan trực tiếp đến quá trình sử dụng tài liệu. Nhóm nguyên nhân gây hư hại tài liệu này hoàn toàn có thể được kiểm soát và có thể hạn chế được tối đa mức độ hư hại với tài liệu, đặc biệt, đây là nhóm nguyên nhân hết sức trực quan tại các thư viện, nơi mà sự tiếp xúc với tài liệu là linh hồn của hoạt động thư viện. Đây cũng là nhóm nguyên nhân không thực sự được chú trọng đến trong các văn bản pháp quy về bảo tồn tài liệu và thường xuyên bị quên lãng trong các hoạt động tuyên truyền, phổ biến về việc bảo quản tài liệu. Cần phải xác định nhóm nguyên nhân này chính là bước xuất phát điểm cho của công tác bảo quản tài liệu, đồng thời nhìn nhận công tác bảo quản dự phòng tài liệu là một bộ phận tích cực góp phần nâng cao nhận thức về việc trân trọng, bảo vệ tài liệu, xây đựng những nét ứng xử đẹp với tài liệu trong văn hóa đọc.
2. Hành động thực tế trong công tác bảo quản tài liệu
Như vậy trong công tác bảo quản tài liệu ngoài việc đặt đối tượng chính của công tác này là tài liệu thì cần phải có sự quan tâm đánh giá thích đáng cho hai nhóm đối tượng: đó là người quản lý tài liệu và người sử dụng tài liệu. Trong đó, việc đưa người sử dụng trở thành một cộng đồng bảo quản tài liệu sẽ duy trì tuổi thọ của tài liệu lâu hơn rất nhiều lần; là yếu tố quan trọng góp phần thực hiện phần lớn các mục tiêu chiến lược của công tác bảo quản tài liệu bao gồm:
- Đảm bảo chắc chắn tuổi thọ cao nhất có thể cho tài liệu
- Sử dụng hiệu quả tài liệu trong trưng bày giới thiệu, triển lãm tài liệu
- Thiết lập các chính sách ưu tiên cho các tài liệu quan trọng
- Kiểm tra và bảo quản dự phòng tài liệu..
Người sử dụng tài liệu hoàn toàn có thể tham gia những khâu đầu trong công tác bảo quản tài liệu như sử dụng tài liệu đúng cách, hạn chế các yếu tố có thể gây hư hại đến tài liệu trong quá trình sử dụng, hay dự báo sự hư hỏng của tài liệu.
Với rất nhiều nội dung trực quan vô tình hay cố ý người sử dụng cũng có thể gây nguy hại đến tài liệu. Như để sử dụng tài liệu đúng cách, các thư viện đã hướng dẫn độc giả - Ngay khi có thể hãy tránh xa những mối nguy hiểm cho tài liệu:
-Tay phải sạch trước khi tiếp xúc với tài liệu, ví như tay dính dầu ăn, dầu ăn dính lên tài liệu thì sẽ làm biến chất tài liệu
-Tài liệu phải được cất giữ trên giá, không đặt dưới đất, không đặt trên nóc giá;
-Sử dụng tấm ken tài liệu đầy đủ để tài liệu không bị đổ, chồng lên nhau;
-Không để tài liệu ngoài kho vì có thể không đảm bảo được các tác nhân có thể xâm hại tài liệu;
-Không để tài liệu dựa vào tường hay giá bị ẩm ướt;
-Đảm bảo không gian thích hợp để có thể di chuyển được tài liệu, không quá chật hẹp dễ bị xô đẩy, vướng mắc;
-Không gấp trang để đánh dấu tài liệu, không viết đánh dấu vào tài liệu, nếu cần chỉ được dùng bút chì mềm;
-Tránh để thức ăn, đồ uống trong kho;
-Chống nắng tối đa cho tài liệu trong kho;
-Đối với tài liệu điện tử cũng phải được bảo vệ; có hộp để giữ đĩa, không cầm tay trực tiếp vào đĩa, không dán nhãn và dán băng dính trên mặt đĩa;
Trên thực tế, nhiều nội dung như trên được các thư viện đưa trực tiếp thành nội qui của thư viện, cấm vi phạm, vô tình những nội dung đó khiến độc giả có cảm giác không thoải mái, không xây dựng được ý thức, tình cảm về việc trân trọng sử dụng sách đúng cách và đúng mục đích.
Những kiến nghị
1. Các đơn vị Thư viện cần thiết phải chú trọng công tác bảo quản dự phòng tài liệu. Trong đó, cần xây dựng và phổ biến những nội dung của công tác này đến các cán bộ làm việc cũng như người sử dụng tài liệu; mở rộng việc bồi dưỡng như mở các lớp bồi dưỡng cho cán bộ, phát tờ rơi về sử dụng tài liệu đúng cách cho độc giả; xây dựng các phanô, áp phích, tranh vẽ trực quan để người sử dụng tài liệu luôn ý thức được các hành động của mình đối với tài liệu.
2. Trang bị các phương tiện sử dụng tài liệu thích hợp như là gối sách, để thuận lợi hơn cho việc đọc các tài liệu khổ lớn, các tài liệu đã bị hư hỏng.
3. Đưa bạn đọc trở thành một đối tượng cùng tham gia quá trình bảo quản tài liệu trong đó các đơn vị thiết kế các phiếu báo cáo về tình trạng tài liệu (tham khảo mẫu kèm theo) để người sử dụng tài liệu có thể báo cáo tình trạng liệu khi có bất kì dấu hiệu bất thường nào của tài liệu (rách, nát, mất trang,...)
4. Nên đưa nội dung về bảo quản dự phòng tài liệu và ý thức về bảo quản tài liệu thành một phần trong nội dung môn học Bảo quản tài liệu dành cho sinh viên chuyên ngành Thông tin - Thư viện
Kết luận
Đã có rất nhiều các tủ sách cá nhân được lưu giữ và trao tặng lại cho thế hệ bạn đọc ngày hôm nay, ở đó chúng ta không chỉ thấy là những bộ sưu tập qúi giá, ở đó chúng ta còn thấy là tình cảm trân trọng vô cùng với những tài liệu, hiện vật. Mong rằng những bộ sưu tập tài liệu của các Thư viện, cơ quan Thông tin, Lưu trữ cũng luôn được trân trọng và bảo vệ như vậy bằng tình cảm của tất cả những ai đã từng quản lý, sử dụng và quan tâm tới những sản phẩm tri thức quí giá này.
Thư viện Quốc gia Việt Nam